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合用Word XP与Excel XP批量打印信封

来源:中国电脑教育报 发布时间:2005-11-24
    很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书,考完试后还要给学生寄成绩单,教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封,一起来看看吧。

    1、准备阶段

    (1)新建一Excel文件“新生名单”,将新生名单的各项信息导入或直接输入,如:邮政编码、通讯地址、姓名等。

    (2)新建一Word文件“信封”,调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”,打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装),根据向导提示设计一个信封,设置好字体、字号(如图所示)。

    

    2、调用数据

    (1)在“信封”文件中,调用菜单“视图→邮件合并”,显示邮件合并工具栏,点击[打开数据源]工具按钮,按提示选择新建的Excel文件“新生名单”,选择sheet1。

    (2)选择“000000”(代表邮政编码),点击邮件合并工具栏[插入域]按钮,在对话框中选择插入“邮政编码”,“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作,替换“地址”、“姓名”。

    (3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮,会显示“新生名单”中的学生数据。

    3、打印信封

    点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机],同时对对话框进行设置,最后打印出信封。

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