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使用PrintUsage巧妙的进行多台打印机监控

来源:中国电脑教育报 发布时间:2005-09-11
    分布式管理公司所有打印机的打印情况,精确地控制每个用户的年、月、周或每天的打印量,并附以详细的报表以供管理员查看并分析,便于公司监控多台打印机打印情况。下面我们就来看看PrintUsage是怎样巧妙管理多台打印机的。

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    一、软件的安装与配置

    1. 安装前的铺垫

    工作原理:PrintUsage由管理站点、中央数据库和监控服务三个模块组成。其中监控服务器需要安装到每一台打印服务器上,负责捕获每一次打印请求记录到中央数据库中,并且根据设定控制打印的进行。管理站点则以Web界面提供系统配置操作和查看日志报表,因此,在管理打印机这块,我们可以在世界的任何一个角落来进行,仅有一个前提,即要能上Internet。

    提示:在安装管理站点模块时,必须事先安装IIS。

    2. 安装与设置PrintUsage

    双击下载的安装程序,经过几步常规的询问窗口并进行到“选择组件”一步,在此窗口中安装向导询问要安装哪些组件,因为现在安装的服务器就是打印服务器,而且以后的打印管理操作也是在这台服务器上进行,所以在此选择“完全安装”(注意:如果是多台打印服务器,只需要在一台打印服务器上安全安装,而其它打印服务上只要安装“打印监控服务”即可),再连续单击“下一步”按钮继续安装操作,当安装程序进行到“数据库类型及连接设置”一步时(如图1所示),如果所有的打印机不安装在同一台打印服务器上,此步选择数据库时就要注意了,必须选择“SQL Server7.0/2000或Oracle”等服务器了,而不能选择“Microsoft Access”数据库,不过此案例几台打印机都是安装在同一台打印服务器上,所以在此选择使用最方便的“Microsoft Access”数据库,然后单击“下一步”按钮,进入如图2所示的窗口。


图1 数据库类型及连接设置


    在图2所示的窗口中要根据当前的网络情况进行选择:


图2 认证方式


    如果你的网络中使用了域,那应该选择“按用户认证”项,然后设置本域中的用户或计算机,如果你的网络中没有使用域,那就选择“按计算机认证”。本案例中的网络没有使用域机制,在此选择“按计算机认证”选项,然后设置工作组等参数,再单击“下一步”按钮,并设置了允许的计算机和相应的打印机,再单击“下一步”按钮,进入打印机管理的默认模式设置窗口(如图3),设置好后系统就会以此默认值进行工作了。


图3 设置监控模式


    选择“高级控制模式”,然后在“高级控制模式”框中设置“每张纸的成本为0.1元,每个用户配额10元钱(也就是每个用户可以打印100张纸),并将“配额周期类型”设置为“周”,这样默认情况下,每个用户每周最多只能打印100张纸了,当然你在安装时要根据你的实际情况设置此处的数值了。后面安装步骤中只要全部“下一步”或“是”即可完成程序的安装了,不过有一步需要设置管理账户,默认的管理账户名为“admin”,为了安全起见,我们给该管理账户设置了一个密码。程序安装完毕后会自动启动打印监控模块并缩小至任务栏的托盘区,针对这个打印监控模块无需要再进行设置,一切按其默认设置即可。

    二、管理打印机

    1. 进入管理界面

    打开IE浏览器,然后输入“http://localhost/PrintUsage/Default.asp”打开管理主界面,在此页面右侧的登录框中输入“用户名”为“admin”及先前在安装步骤中设置的密码即可登录管理界面(如图4所示)。


图4 管理界面


    2. 监控打印

    采用本套系统的主要目的就是监控打印机的打印情况,监控模式设置当然是最重要的一个环节了。

    第一步:单击“设置→监控模式”,然后在右侧窗口中选择“监视,并作高级控制”项。同时在此页面中还可以进行其它两种监控模式,为了精确实现监控目的,所以在此只选择了第三个选项。

    第二步:单击“用户组→所有用户”,并在右侧窗口中一一对每个用户进行以下步骤的设置,单击“用户名”下面显示的用户,在切换的页面中:

    打印机设置

    点击“打印机”,在切换到的页面中,左边的列表窗口中是受限打印机(也就是该打印机不授权给该用户),而右侧列表窗口中的则是授权打印机。我们可根据打印机的类型和员工打印的实际需要情况进行一番最合适的配置,配置完毕后,单击“保存配置”按钮保存设置即可。这样,那些被配置了只能打印文档的针式打印机的员工就无法使用喷墨打印机了。

    说明:因为公司有激光打印机、喷墨打印机及针式打印机,而不同的员工所需要的打印机类型也不同,比如只需要打印一些文档的员工,分配针式打印机给他就行了,没必要分配使用价格昂贵的喷墨打印机。

    监控时间设置

    此项是设置系统开始监控的时间,为了防止他人打印而不惜“加班加点”,我们可将监控时间设置为“全日制”了,让系统每天24小时进行监控,设置方法很简单:单击“监控时间”项,然后选择“监控”选项,最后单击“保存设置”即可。

    文件类型设置

    文件类型设置项是限制某些用户“乱打”现象的一个有效手段。例如,员工A只负责文档打印,而他根本就不需要进行高浪费模式的图片打印,此时,就可以给员工A分配打印的文件类型为“.txt”(记事本文档)或“.doc”(Word文档)。设置方法很简单:单击“文件类型”项,然后在切换到的页面中选择“允许所有文件类型”项,再将右侧列表窗口中的其它不让员工A打印的文件类型通过“添加”按钮转到左侧窗口中进行保护即可。另外,下面还可以设置打印某个文件时,文件大小不能超过多少KB、打印的页数不超过多少页等,花点时间根据每个员工的实际情况进行了精确的设置,最后单击“保存设置”按钮完成此项设置。

    用户配额设置

    “配额设置”也是件比较重要的设置,在安装程序时默认给每个用户都分配了10元钱的配额,这个分配方案有点欠妥,所以下面调整一下。

    单击“用户配置”项,然后在“配额设置”项下面设置配额数量、配额周期,另外,根据实际情况还设置了该员工是否可以透支,并设置了最大透支值,设置完毕后同样单击“保存配置”按钮将设置保存起来了。

    对每个用户都进行了上面的几步设置,最后进行一下全局浏览,看看有没有设置不妥之处,确保无误后,退出管理界面。

    三、分析和总结

    一段时间之后,我们来检查一下打印情况,单击页面左侧部分的“报表”项在此可以方便地查看分析结果(如图5)。


图5 查看分析结果


    1. 排名统计:此项分析结果可以清楚地看到这些天员工们打印数量的多少,打印任务的多少,打印机工作量的多少等,并且以图表的方式直观地显示出了等级。

    2. 汇兑统计:此项可以进行汇总分析、统计并且以表格的方式清晰的表现出分析结果,让你一目了然。

    3. 费用分析:此项是分析这段时间的打印费用情况,可以分别以“打印单价”和“打印费用统计”两种形式给出费用分析结果。

    4. 任务分析:此项可以帮助你分析出“文件类型打印统计”(这段时间打印了哪些文件,图片、文档还是其它)、“打印的页面数统计”(分析这段时间一共打印了多少页等)、“纸张大小统计”、“打印色彩分析”及“打印方式统计”等。

    通过上面的四大分析功能,我们对打印机的使用情况掌握得清清楚楚:谁打印了文档、打印了什么文档、打印了多少页、使用哪台打印机等。掌握了这些资料,进而分析打印机使用情况,对公司控制办公打印成本大有好处。

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