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总管家协同办公与客户关系管理--打造全新会议记录

来源:天空软件 | 编辑:互联网 | 时间:2005-11-24 00:00:00 | 阅读:
    我是琪拉雅,一家广告公司综合管理部的主管,很多日常事务都得由我事必躬亲^_^,例如办公用品的管理、车辆调度(公司规模不是很大,只有三部车,呵呵,所以我就兼职了车辆调度的队长)、公司往来传真信函管理、公司会议记录等等。这些杂事儿就是我的工作,虽然又多又杂,可我每天工作得很轻松,那是因为我走了一些捷径哦--就是发现资源、利用资源来完善自己的工作方式、全面提升自己的工作效率。比如公司事务中最常见的会议记录,我就有处理得更好的方式。对于办公用品的管理、车辆调度、公司往来传真信函管理我更是游刃有余。

    所发现的捷径是总管家综合办公与客户管理系统,我就是利用这款软件来对我的工作进行管理和服务的,下面就一起来看看我是如何管理会议记录的吧:

    我主要是利用系统的计划和文档功能来管理会议记录的:

    1.新建“会议记录”文件夹:

    会议记录我选用的是文档格式,这样查看方便,编辑也比较方便,但是每天创建的文档很多,如果不分门别类以后查看就比较麻烦,所以我就先在文档类别中新增一个“会议记录”文件夹(以后管理就很方便了哦^_^),具体操作是:[工具]-[基本信息设置]-[文档类别]-[内部办公]中添加一个“会议记录”的文件夹。

    2.建立会议记录工作计划:

    我习惯对每项工作都建立一个工作计划,这样工作就可以条理化、按部就班的进行。所以对会议记录管理我也建立了一个工作计划,一年的会议记录都归在这个计划中,查找传阅都很方便:



    在[日程安排]中我可以新建日程通知有关人员开会,既是安排我的工作,也是一个内部事务通知。会议中有些安排需要会后执行,我也可以在日程中安排好,后期工作一目了然,需要谁做、什么时候做、怎么做等等都可以在日程中标注清楚,无需专门通知执行人。

    如果会后需要采买一些物品或是某项工作需要拨款,可以在[收支明细]中建立帐单,完成后将支出情况改为“完成”即可,这样就可以把会议记录、工作安排、帐务管理联系在一起了,查看工作计划时就可以看到相关的内容了,现在体会到建立工作计划的好处了吧?^_^

    3.在文档中记录每次会议的内容:

    每次会议后要对会议内容进行整理记录,这时我就可以用上系统的文档功能了:



    在[抄送给]可以选择需要送阅的同事,我就不用特意去通知他们了,他们可以在系统主界面的文档栏内看到一份有关会议记录的待阅文档。如果他们有什么补充,可以在日程中写好,在联系人中添加上我,我看到后就可以对会议记录进行修改,无需我再跑来跑去的啦,我真是慢慢的爱上了这款软件,不知道你体会到没有哦。 使用心得:会议记录一般看来都是一件小事,好像无需这样大动干戈,但是我这样处理赢得了很多同事的称道,他们认为采用这种电子文档来处理会议记录可以实时查看内容,而且比文字记录方便很多,因为并不是记录了就过了,有时他们需要再看看其中一些内容便于安排工作,无论是哪位什么时候想查看哪天的会议内容,只需敲几下键盘、点几下鼠标就OK了。而且会议过后的工作安排、相关帐务管理都一目了然、查询方便。对于会议记录这项工作我得到了同事的认可,方便了大家的工作。你是不是也觉得这样处理不错呢?一起来试试吧!相信你的同事也会为此惊喜哦。^_^

    (软件名称:总管家办公客户管理系统网络专业版; 免费下载地址:http://www.timenote.com target=_blank>www.timenote.com)

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